Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings
Das vysoft RMS hilft Ihnen bei der Organisation von Räumen und deren Ausstattung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder auch die Verpflegung planen und verwalten. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.
+49 (0)89 - 700 744 070
info@vysoft.eu
Vorteile
Warum vysoft RMS?
Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise der Fuhrparkverwaltung, der Zeiterfassung, der Rechnungseingangsverwaltung oder beliebigen anderen vysoft Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:
DEN PASSENDEN RAUM gebucht, TEILNEHMER EINGELADEN, VERPFLEGUNG und Technik ORGANISIERT
WENIGER ADMINISTRATIONSAUFWAND im Vergleich zu den Einzelaktivitäten
NACHVOLLZIEHBARKEIT
REDZUZIERTE ANSCHAFFUNGSKOSTEN AB DEM 2TEN MODUL
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In einem Arbeitsschritt lässt sich alles organisieren
Funktionen der Software zur Raumverwaltung
Graphische Übersicht zu den Räumen und deren Belegung - inklusive Kartenfunktion
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
Konfigurierbare Raumreservierung - mit integrierbarerem Genehmigungsworkflow
Intelligente Raumsuche - mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung) und verfügbar sind
Serientermine - wiederkehrende Ereignisse können effizient verwaltet werden. Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit an den jeweiligen Terminen übersichtlich dargestellt
Räume können gekoppelt werden
Bewirtungsverwaltung zur einfachen Organisation der Verpflegung - inklusive Benachrichtigung/ Workflow in die Kantine
Besuchermanagement zur Organisation der Einladung und des Empfangs Ihrer Gäste sowie zur Verwaltung von Besucherparkplätzen
Abrechnungsfunktionalität
Bestuhlungsverwaltung mit Beauftragungsfunktion - inklusive Benachrichtigung/ Workflow z. B. zum Facility Management
Medien- und Technikausstattungsmanagement mit Bestellfunktion
Integriertes Dokumenten Management, z.B. für die Ablage von Nutzungshinweisen
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen per Email
Interne und externe Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
Feiertage sind im Kalender ersichtlich
Workflow & Aufgabenverwaltung
E-Mail Service/ MS Outlook Integration
MS Office Integration
Umfangreiche Auswertungsfunktionalität, z.B. zur Auslastung
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory), Single Sign On
Produkt-Screenshots der Raum-und Ressourcenverwaltung
Konfigurierbare Startseite, z.B. mit aktuellen Reservierungen und offenen Aufgaben
Die Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien
Mit der intelligenten Buchung können Räume selektiert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen
Mit der Serienbuchungsfunktion ist die Verfügbarkeit des Raumes zu allen Besprechungsterminen ersichtlich
...Einladungen an interne und externe Gäste lassen sich versenden. Die Antworten der Teilnehmer sind jederzeit transparent.
...Einladungen an interne und externe Gäste lassen sich versenden; deren Teilnahme ist jederzeit transparent, auch für den Empfang.
In vysoft RMS können beliebige Standorte verwaltet werden
Die Auswertungsmöglichkeiten sind vielfältig
Module des vysoft Raum und Ressourcen-Verwaltungs-Systems
Mehr Infos zum Thema Raumverwaltung und Meeting Organisation
Die wichtigsten Anforderungen an ein Raumbuchungssystem
Die größten Fehler bei einem Raumbuchungssystem
Allgemeine weiterführende Informationen
Office 365 für gemeinnützige Organisationen – Pläne und Preise
Office 365 für Behörden – Pläne und Preise
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